حضور معاون امور اسناد سازمان ثبت و مدیرکل ثبت اسناد و املاک استان تهران:

"" هم اندیشی درون سازمانی به منظور بررسی مشکلات و چابک‌سازی اجرای اسناد رسمی استان تهران ""

مهندس عبدالحسین رامشی،مدیرکل ثبت اسناد و املاک استان تهران، در ابتدای این نشست با گرامیداشت یاد و خاطره حماسه آفرینان جنگ تحمیلی و تبریک آزادسازی خرمشهر و با اشاره به اقدامات صورت گرفته در حوزه اجرای اسناد رسمی ظرف دو ساله اخیر خاطر نشان کرد؛ عمده ترین موضوع در اجرای اسناد رسمی در قبل، انباشت پرونده های بلاتکلیف و مخدومه نشده ، گمبود نیروی انسانی و ناکارآمد و بدون انگیزه ، فضای اداری غیر استاندارد  و  نامناسب و مهم تر اینکه ، عدم به کارگیری و استفاده از سیستم های مکانیزه و سامانه‌های الکترونیکی بود که خوشبختانه ظرف چند سال اخیر با توجه به دستور ریاست عالی سازمان ثبت، جناب آقای دکتر خداییان، مبنی بر ایجاد تحولات اساسی و ارتقاء جایگاه اجرای اسناد رسمی نسبت به وضعیت موجود، اقدامات در خور توجهی صورت گرفته، هرچند کافی نیست.

مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان تهران، الکترونیکی کردن کردن تمامی فرایند های خدمت رسانی  اجرای اسناد رسمی را به جهت جبران کمبود نیروی انسانی و ارایه  خدمات با سرعت و دقت، نه تنها یک نیاز، بلکه یک ضرورت برشمرد.

 مهدی اقبال، معاون امور اسناد سازمان ثبت ثبت اسناد و املاک کشور در این نشست با بیان این مهم که دیگر نگرش  و انتظارات به اجرای اسناد رسمی، آن اجرای چند سال گذشته که ""اساساً مغفول مانده بود""  نیست ، بلکه جایگاه و انتظارات، هم مسئولان عالی رتبه و هم خدمات گیرندگان بسیار بالا و متفاوت نسبت به گذشته است، از این رو باید حوزه اجرای اسناد رسمی با در نظر گرفتن اختیاراتی که مطابق قانون اخیرا  افزوده شده به یک نهاد، کارآمد ، چابک و پویا تبدیل شود.

 معاون امور اسناد سازمان ثبت، تاکید کرد؛ به کار گیری  سیستم مکانیزه و نرم افزار ها و سامانه های الکترونیکی یکی از الزامات اجتناب ناپذیر در این حوزه است که باید با برنامه ریزی دقیق هر چه سریع‌تر به انجام برسد. همچنین حذف گردش فیزیک پرونده ها،  مخدوم کردن پرونده ها پس از بررسی دقیق به لحاظ کمی و کیفی ، ساماندهی بایگانی ادارات پنج گانه اجرای اسناد رسمی و بایگانی اجرای شهرستان ها و مخدومه و امحا کردن پرونده هایی که دیگر مراجعه به آنها لازم نیست و از دور رسیدگی خارج شده و تحویل آنها به سازمان اسناد ملی از مواردی است که باید اقدام جدی و فوری صورت گیرد.

 اقبال در ادامه اظهار داشت؛ جذب و بکارگیری نیروی انسانی با انگیزه متعهد و متخصص و ادامه آموزش های تخصصی از دیگر اقداماتی است که باید مورد توجه قرار گیرد. در این راستا و به منظور ارائه خدمات با کیفیت و با سرعت و پاسخگو بودن به نیازها و انتظارات خدمات گیرندگان در تلاش هستیم

تا به لحاظ ساختار و تشکیلات اداری، اجرای اسناد رسمی را تا سطح ا اره کل ارتقاء دهیم.  

معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور افزود؛  تمامی فرآیندهای استعلامات اجرای اسناد رسمی از مراجع گوناگون باید به درگاه و از طریق سامانه های الکترونیکی و مکانیزه صورت گیرد تا از اطاله رسیدگی پرونده ها کاسته شود و  دسترسی و اتصال الکترونیکی اجرای اسناد رسمی به صورت آنلاین به سامانه‌های اطلاعاتی دیگر دستگاه ها مرتبط همچون ثبت احوال و بانک مرکزی و نیروی انتظامی و غیره برقرار باشد.

 بنابر این خبر، منوچهر عبدی پور، معاون امور اسناد ثبت اسناد و املاک استان تهران نیز در این نشست با اشاره به تراکم و حجم فراوان پرونده های  مختومه شده در ادارات اجرا، گفت؛ متاسفانه به دلیل انباشت فراوان پرونده های اجرایی در بایگانی ادارات  اجرا، فضای اداری بسیاری اشغال شده که در صورت انتقال و یا امحا این پرونده ها با آزادسازی فضا، خدمات بهتری می توان ارائه کرد. 

وی، همچنین کمبود نیرو انسانی متخصص و کاربلد و آموزش مداوم نیروی انسانی را لازم بر شمرد.

بنا بر این خبر، پیر محمدی، معاون اجرای اسناد رسمی ثبت استان تهران، در این جلسه با تقدیر و تشکر از توجه و عنایت ویژه  جناب آقای دکتر خداییان، رئیس معظم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، حمایت های بی دریغ معاون محترم امور اسناد سازمان و مدیرکل دفتر نظارت بر اجرای اسناد رسمی و همچنین رهنمودها و پشتیبانی، جناب آقای مهندس عبدالحسین رامشی، مدیرکل محترم ثبت اسناد و املاک استان تهران، اظهار داشت؛ خوشبختانه با همدلی و اتحاد و تعامل شایسته ای که بین کارکنان و مدیران در اجرا  وجود دارد، عملکرد خوبی تا کنون داشته ایم، هر چند این برای ما رضایت بخش، ولی کافی نیست . یکی از اقداماتی که لازم است صورت گیرد و حذف مراجعات فیزیکی به ادارات است که می‌توان با ارائه خدمات مکانیزه و  الکترونیکی بسیاری از مراجعات را حذف کرد. از دیگر موارد، برون  سپاری بسیاری از خدمات اجرایی به بخش‌های صلاحیت دار که با نظارت و مدیریت صحیح این کار قابل اجراست. آموزش مستمر کارکنان و تربیت کارشناسان متخصص در حوزه اجرا، ارتقاء سیستم نوبت دهی متحد شکل بودن، نحوه صدور اجراییه ها و همچنین جلسات مزایده ها به نظر باید مورد توجه و رسیدگی قرار بگیرد. به گزارش روابط عمومی ثبت اسناد و املاک استان تهران ، در این

گردهمایی درون سازمانی که معاون امور اسناد، ثبت اسناد و املاک استان  تهران، روسای ادارات پنج گانه، روسای مناطق ثبتی و جمعی از مسئولان اجرای اسناد رسمی شهرستان ها و کارشناسان حضور داشتن، حاضران  هر یک نظر و پیشنهادات  خود را مطرح و از توسط معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور پاسخ داده شد.